Privacy Verklaring

Algemene Privacyverklaring Merhaba Vzw

Merhaba Vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Merhaba Vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat Merhaba Vzw zich engageert om:

• uw persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens te beperken is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• uw uitdrukkelijke toestemming zal vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen door gepaste technische en organisatorische maatregelen;
• geen persoonsgegevens door te geven aan derden, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• u in te lichten over uw rechten omtrent persoonsgegevens en deze rechten ook respecteren.

Als Merhaba Vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

MERHABA VZW
Baksteenkaai 76 / 2
1000 Brussel
info@merhaba.be
0483 09 10 07

 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze vrijwilligers, huidige en vroegere deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, klanten en prospecten, leveranciers.

 

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Merhaba Vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• zodat u kan deelnemen aan de activiteiten van Merhaba Vzw  (vb. inschrijvingen activiteiten).
• verzorgen van vormingen en workshops
• het versturen van informatie over onze werking, activiteiten en evenementen.

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming in te trekken.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres
• Privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mail adres

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …).  Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

 

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om te kunnen deelnemen aan activiteiten en evenementen van de vereniging. 

 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden, met name verwerking van persoonsgegevens.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (Via een Cloud Service Provider)
• Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, …)
• Het verzorgen van de financiële administratie en sociaal secretariaat
• Het verzekeren van onze vrijwilligers
• Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

 

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :
• In geval van co-organisatie van activiteiten: partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt, en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld)
• Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, vb. bij controle van vrijwilligersregister door fiscale administratie)

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek  (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.
Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien jij ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte. 

 

Bewaartermijn

Merhaba Vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doeleinde verschillen.

 

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, gebruik, verlies of openbaarmaking.
Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Merhaba Vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Mocht  er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

 

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails)

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. 

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om  je identiteit te controleren vragen wij om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden sterk aan om daarbij de pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

 

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
commission@privacycommission.be

 

Wijziging privacy statement

MERHABA VZW kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.